Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется статьей 3 Приказа №16 от 16 марта 2001 года „Об утверждении Правил работы архивных подразделов органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций”.
Номенклатура дел являет собой систематизированный перечень наименований дел, которые создаются в делопроизводстве предприятия и являются основой для составления описаний дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, и основным учетным документом в делопроизводстве.
Каждая организация сталкивается с накоплением документов. По прошествии определенного времени поиск документов усложняется и нуждается в значительных временных и трудовых ресурсах. Отсутствие упорядочения в документации приводит к потере важных документов, которые должны храниться в течение всего существования организации. Восстановление таких документов являет собой трудоемкий и не всегда выполнимый процесс.
Значительное количество документов со временем теряет архивную ценность.
Сроки хранения документов регламентируются «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий», утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98р № 41). Своевременный отбор таких документов и их уничтожение - это комплекс работ, который оптимизирует архив и приводит документальную базу предприятия в оптимальное состояние.
Архивное хранение документов выбирают сегодня все больше компаний, документооборот которых достаточно велик.
Хранение документов в специальном хранилище "Архив-Центр" имеет ряд существенных преимуществ:
- Экономия и практичность: освобождение дорогих офисных площадей, экономия на оборудовании для архива и дополнительных сотрудниках, повышение безопасности хранения бухгалтерских документов.
Необходимость переплетной обработки документов связана не только с удобством, но и с требованиями к хранению.
Требования Законодательства к делам постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения определяют порядок их систематизации и переплетного оформления (статья 5 Приказа № 16 от 16 марта 2001 "Об утверждении Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций").
Дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения, а также по личному составу переплетаются в твердую обложку. Дела временного хранения, содержащие первичную бухгалтерскую документацию, подшиваются на четыре прокола специальной нитью. При этом металлические скрепления (скобы, скрепки и т.д.) изымаются из документов. Что еще важно - правильное оформление титульного листа и удостоверяющая надпись дела.
Сегодня сканирование и распознавание текста приобретает все большую актуальность и является самым удобным и быстрым методом перевода бумажных документов в электронную форму.
В рамках архивной обработки документов, а также в виде отдельной услуги, ООО «Архив – Центр» предлагает перевод документации любого типа и объема в электронный вид с последующей передачей Заказчику систематизированных и готовых к использованию электронных баз на архивных носителях (CD –R , DVD – R) или Интернет – ресурса с системой безопасного доступа.
Оперативное копирование документов формата А3, А4 как большими, так и малыми тиражами осуществляется на современном оборудовании методом цифрового копирования.
Данный метод позволяет осуществлять одновременно печать и копирование документов, при этом оригиналы подаются в машину с помощью автоподатчика.
В связи с постоянным ростом объемов бумажной документации и появлением цифровых документов возникает вопрос о создании электронного архива как необходимого условия для эффективной работы современного предприятия.
Из-за сложного доступа к архивным документам увеличивается время на их поиск в хранилищах, что в свою очередь сопряжено с вынужденными задержками в работе. Поэтому самым эффективным решением этой проблемы сегодня является сканирование документов и создание наряду с традиционным (или в качестве его частичной замены) электронного архива.
Под документооборотом понимают движение документов от их создания или получения от другой организации до передачи в архив.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия.
Сотрудники «Архив – Центра» проведут анализ и оценку системы документооборота и движения информационных единиц Вашей компании, разработают специально для Вас наиболее эффективную систему движения документов и обеспечат ее поддержку.
При ликвидации организации документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным экспертно – проверочной комиссией соответствующего архивного органа, передаются на хранение в Государственные архивы.
Генеалогия, как наука о предках ныне живущих людей, обретает сегодня особую актуальность.
Мы можем наблюдать повышенный интерес к составлению генеалогического или фамильного древа своего рода. Это объясняется стремлением индивида ощущать себя частью целого рода, звеньем в цепи поколений, частью истории.
Компания «Архив-Центр» предлагает всем своим Клиентам, а также тем, кто еще не входит в их число, но убежден в надежности и высокой репутации компании, порекомендовать своим коллегам, партнерам или друзьям...
Подробнее
Компания «Архив-Центр» всегда стремится давать лучшее своим клиентам. Поэтому мы создали Архив-Bonus – программу привилегий, призванную предоставить эксклюзивные условия для клиентов. Спешите получить все выгоды участия в программе уже сейчас. Подробная информация по...
Подробнее
С целью наиболее полной оценки объемов документов, которые подлежат обработке, мы предлагаем выезд специалиста "Архив-Центр" в Вашу компанию. Это позволит максимально точно оценить Вашу потребность в архивных услугах, а также получить...
Подробнее
"Архив-Центр Генеалогия" предлагает Вам эксклюзивный подарок - фамильный диплом. Фамильный диплом станет неординарным запоминающимся подарком руководителю, другу, бизнес-партнеру к юбилею, свадьбе или другому торжеству. Фамильный диплом оформляется на основе проведения исследования...
ПодробнееГенеалогическое дерево Генеалогия, как наука о предках ныне живущих людей, обретает сегодня особую актуальность. Мы можем наблюдать повышенный интерес к составлению генеалогического или фамильного древа своего рода. Это объясняется стремлением индивида ощущать...
Подробнее«Архив - Центр» – крупнейшая украинская архивная компания, основанная в 2005 году, сферой деятельности которой является предоставление архивных услуг. С первого дня основания мы взяли курс на предоставление качественных услуг по архивации документов. Для этого мы объединили ведущих специалистов архивного дела в одной команде, поскольку понимаем, что только от качества работ зависит наш успех.
Компания «Архив – Центр» предлагает комплекс услуг по архивной обработке документов, переплёту и уничтожению документов. Наша деятельность строится на строгом соблюдении нормативных актов, действующих в архивном законодательстве.
Заключение Государственного Архива г. Киева о деятельности ООО "Архив-Центр"
Принципы деятельности компании «Архив –Центр»:
Сотрудничество с нами уже оценили многие клиенты, которые стали нашими друзьями и постоянными партнерами. Сегодня мы проводим архивные работы ряду известных и крупных компаний. Безусловно, мы считаем это нашим достижением, но не пределом возможностей. Мы постоянно улучшаем качество предоставляемых архивных услуг. Для этого есть все необходимое: высококвалифицированные и любящие свое дело сотрудники и материально-техническая база.
Преимущества сотрудничества с "Архив-Центр":
